Hoe ziet het plannen van een theaterseizoen eruit?

In september start het theaterseizoen, maar de planning van het nieuwste theaterseizoen begint ruim een jaar van te voren. Het is daarom ook heel normaal dat veel theaters ongeveer vanaf een jaar van te voren al een idee hebben hoe hun programma het jaar erop eruit ziet, maar hoe ziet het plannen van een theaterseizoen eruit?

Er zijn een aantal redenen waarom de theaterwereld een ruime tijd van te voren de voorstellingen programmeert. In dit artikel vertellen waarom de ruime voorbereiding op het theaterseizoen van belang is en wat de rol van een impresariaat in dit proces is.

Anderhalf jaar voor het nieuwe seizoen: De eerste voorbereidingen

Eigenlijk begint de planning van een theaterseizoen helemaal niet een jaar van te voren. Sterker nog, de eerste voorbereidingen worden anderhalf jaar van te voren getroffen. Anderhalf jaar voordat het nieuwe seizoen begint is het belangrijk om te weten of een artiest een tour in dat seizoen wilt; dit kan een nieuwe voorstelling maar ook een reprise zijn.

Het lijkt wellicht overbodig om zo ver van te voren al te weten wat de abstracte tourneeplannen zijn, maar onze ervaring leert dat deze tijd nodig is om een goed seizoen te plannen. Als we weten wat de wensen zijn van de artiesten begint de verzameling van publiciteitsmateriaal. Dit houdt in dat artiesten publiciteitsmateriaal van hun nieuwste tour toesturen naar het impresariaat. Dit materiaal hoeft nog niet definitief te zijn, het is namelijk niet bestemd voor het publiek.

Waar is het publiciteitsmateriaal dan wel voor bestemd? Meer dan een jaar voor het nieuwste seizoen werken wij als impresariaat aan een brochure waar al de voorstellingen in komen te staan. Deze brochure wordt uitgedeeld bij de jaarlijkse seizoenspresentatie en biedt theaterprogrammeurs een goed overzicht van de voorstellingen die op de planning staan.

Een jaar voor het nieuwe seizoen: Seizoenspresentatie en programmering

We schreven er al kort over, maar september is altijd de start van het theaterseizoen en daarom ook het moment om de voorstellingen van het seizoen daarop te presenteren. Dit wordt vaak gedaan doormiddel van een seizoenspresentatie.

Een seizoenspresentatie wordt vanuit een impresariaat georganiseerd voor programmeurs van theaters. Dit is een moment waar de nieuwste voorstellingen in het spotlicht komt te staan. Zo hebben onder andere Blauwe Vinkjes, Annick Boer en Sjaak Bral opgetreden tijdens een van onze seizoenspresentaties.

Dit is ook het moment waarvoor we een brochure maken. Na afloop krijgen de theaterprogrammeurs dit boekje mee en kunnen zij invulling geven aan hun volgende theaterprogramma. Vervolgens plannen onze collega’s, oftewel boekers een afspraak met de programmeurs in om voorstellingen in te plannen.

Als je wilt weten waarom het handig is om in deze fase aangesloten te zijn bij een impresariaat kan je in ons artikel Wat doet een impresariaat? lezen.

Een halfjaar voor het nieuwe seizoen: Publiciteitsmateriaal en aankondiging

In de tijd na het boeken van voorstellingen wordt het definitieve publiciteitsmateriaal verzameld. Ongeveer een half jaar voor het begin van het seizoen ontvangen de theaters dit materiaal. Bij ons kunnen theaters bijvoorbeeld het materiaal van de door hun geboekte voorstellingen downloaden op onze website.

Vervolgens is het aan het theater om aan de slag te gaan met het publiciteitsmateriaal. De webpagina’s om tickets voor de voorstellingen te kopen worden gecreëerd en gelanceerd. Daarnaast wordt het publiek door het theater en artiest op de hoogte gesteld. Meestal ontvangt het publiek een brochure, gestuurd vanuit het theater. Hierin staan alle geboekte voorstellingen die het komende seizoen in het theater te bezoeken zijn.

Het nieuwe theaterseizoen

Na ongeveer anderhalf jaar plannen is het eindelijk zo ver, het is september en het theaterseizoen gaat van start. Vaak vieren theaters dit ook met hun eigen seizoenspresentatie. Dit is hetzelfde principe als de seizoenspresentatie van een impresariaat. Het verschil is dat het theater hun eigen publiek uitnodigt, als voorproefje voor wat er komen gaat in het nieuwste theaterseizoen.

Vervolgens begint het hele riedeltje weer opnieuw, maar ondertussen kunnen we uiteraard nog steeds genieten van de huidige voorstellingen.

Dus, hoe ziet het plannen van een theaterseizoen eruit?

Hopelijk heeft dit artikel jou meer inzicht gegeven over hoe het plannen van een theaterseizoen eruit ziet. In conclusie beginnen we anderhalf jaar van te voren met de eerste voorbereidingen en tot aan het nieuwe seizoen hebben we deze tijd nodig om verschillende fasen te doorlopen om vervolgens het nieuwste theaterseizoen zo goed mogelijk te laten verlopen.

Ben je op zoek naar een impresariaat?

Ben je een artiest, theater en heb je na het lezen van dit artikel het gevoel dat we jou kunnen helpen? Neem dan contact met ons op, dan kijken wij samen wat we voor jou kunnen betekenen.

Foto: Martijn Beekman